Las Personas adscritas a la Dirección de Auditoría Interna tienen acceso total a los registros (físicos o magnéticos), propiedad física y personal de la Universidad, bajo los lineamientos de confidencialidad y protección de la información, del mismo modo, cuenta con:
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Acceso pleno y libre al Comité de Auditoría y Riesgos.
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Acceso a las actas y los documentos de los órganos de gobierno de la Universidad.
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Posibilidad de asistencia, en calidad de observador, a cualquier reunión del Comité Directivo y demás comités asesores del mismo y de la administración. Esta participación se hace en calidad de invitado, sin voto en cualquier toma de decisiones.
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Accesos a información de patentes y marcas.
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Acceso a tener copia de cualquier informe expedido por los auditores externos o la revisoría fiscal.
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Acceso a toda la información administrativa, técnica, financiera y legal relacionado con proyectos de investigación, asesoría, consultoría y convenios financiados con recursos internos o externos.
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Acceso irrestricto a la información que soporte los procesos y procedimientos de la Universidad.
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Autorización para requerir y recibir información de las personas naturales o jurídicas vinculadas a la Universidad. Para casos específicos se deberá contar con la autorización del Comité de Auditoría y Riesgos (Actas de Consejo Superior, Consejo Académico o Comité Directivo que correspondan a sesiones declaradas como absolutamente privadas).
La labor de la Auditoría Interna en la Universidad consiste en evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control interno y gobierno corporativo, con un enfoque sistémico, que le permita determinar si son adecuados y alineados a los objetivos estratégicos de la institución. El alcance de los trabajos de auditoría se enmarcan dentro los siguientes servicios:
Servicios de Aseguramiento
Comprenden las actividades de evaluación objetiva de las evidencias, para expresar una opinión independiente respecto a los sistemas de gobierno, gestión de riesgos y de control interno de la Universidad. La naturaleza y alcance estarán determinados por la Dirección de Auditoría Interna
Servicios de Consultoría
Atención de solicitudes formales de la administración en cuanto a participación en proyectos, identificando esquemas de gobierno, gestión de riesgos y controles, apoyando la investigación de fraudes, contribuyendo a la cultura en temas relacionados con gestión de riesgos y controles o haciendo parte del equipo asesor en el manejo de situaciones de crisis.
Servicios de Revisión
Adelantar y gestionar trabajos para los casos específicos que demanden las directivas de la Universidad o los que se generen como parte de la atención de los diferentes canales a cargo.
Otros Servicios
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Evaluar las actuaciones de los directivos, empleados y contratistas en cuanto al cumplimiento de políticas, procedimientos, normas aplicables, regulaciones y demás directrices y lineamientos.
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Adelantar las investigaciones especiales que considere pertinentes, dentro del ámbito de su competencia y solicitar si fuere necesario la colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera.
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Atender los canales de la Línea de Transparencia Uniandes y del Oficial de Protección de Datos, según el reglamento y procedimientos establecidos.
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Coordinar las labores de las auditorías externas que se realicen dentro de la operación normal de la Universidad o las que el Comité de Auditoria y Riesgos demande.
Las responsabilidades de la Dirección de Auditoría Interna estarán enmarcadas dentro los siguientes conceptos:
Planificación
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Elaborar el Plan Anual de Auditoría y presentar periódicamente información sobre el estado y los resultados de ese plan y la suficiencia de los recursos de la Auditoría Interna.
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Ejecutar el Plan de Auditoría para lo cual deberá asignar recursos dentro del presupuesto aprobado y la dotación de personal establecida, establecer las frecuencias de actividades, seleccionar los temas, determinar la magnitud de las tareas y aplicar las técnicas necesarias para cumplir objetivos de auditoría.
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Estructurar y proponer los ajustes al Plan de Auditoría con sus debidas justificaciones y detalle de asignación de recursos, respondiendo a las necesidades de la Universidad, a sus riesgos, operaciones, programas, sistemas y controles.
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Informar a la Rectoría y al Comité de Auditoría y Riesgos los impactos y limitaciones resultantes del Plan de Auditoría.
Desempeño
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Asegurar la aplicación de los principios de integridad, confidencialidad y competencia en cada uno de los encargos adelantados.
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Asegurar el nivel de conocimiento y habilidades necesarias para la realización de los trabajos planeados o en su defecto procurar por la consecución de los recursos especializados.
Comunicación de Resultados
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Dar a conocer temas relevantes de aseguramiento relacionados con los procesos de control de las actividades de la Universidad, incluida las posibles mejoras de los mismos, y brindar información referente a esos temas a través de su resolución final.
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Los informes de Auditoría Interna serán discutidos inicialmente con los dueños del proceso, proyecto o actividad evaluada; una vez concertados serán socializados con el Decano o Director que corresponda según la evaluación realizada.
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El Director de Auditoría Interna reportará al Rector y Comité de Auditoría y Riesgos, los resultados relevantes en cada trabajo de auditoría, de acuerdo con la guía de metodología sobre los hallazgos resultantes de las evaluaciones del Sistema de Control Interno.
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Informar sobre las tendencias y las situaciones emergentes que podría afectar los objetivos de la Universidad.
Seguimiento
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Los planes de mejoramiento se derivan de los resultados de las auditorías realizadas por los entes de control Internos y Externos y es responsabilidad del dueño de cada proceso elaborar un plan de mejoramiento para subsanar las debilidades de control identificadas, así como el aseguramiento para que las acciones respectivas sean implementadas dentro de los plazos acordados. La Administración es responsable por la efectividad de las acciones; la Dirección de Auditoría Interna velará por la suficiencia de estos en respuesta a la mitigación de los riesgos identificados, así como su oportuna implementación, dentro de sus funciones está la de establecer indicadores de implementación de las recomendaciones.
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Comunicar a la Rectoría y sus delegados las acciones correctivas que no han sido implementadas adecuadamente.
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Coordinar y hacer el seguimiento de los resultados de la labor que realizan otras funciones de control y seguimiento (gestión de riesgos, auditoría de calidad, cumplimiento de normas, seguridad, ética, legales, medioambiente, auditoría externa, entre otras).
